Hotline : (+84) 942 811 877

 

239 QUỐC GIA

quangcao

quangcao

 

THÔNG TIN TIỆN ÍCH

THỐNG KÊ TRUY CẬP

icon
Trực tuyến : 1
icon
Hôm nay : 15
icon
Tuần này : 40
icon
Tổng lượt : 17215

Quy trình xử lý nghiệp vụ bưu kiện, bưu phẩm

QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ CHUYỂN BƯU PHẨM, BƯU KIỆN  

I. QUY TRÌNH NHẬN BƯU PHẨM

- Nhận theo hẹn giờ: 

Tia Sáng Việt bố trí Nhân viên Giao dịch đến nhận bưu phẩm của Quý Khách hàng ngày từ thứ Hai đến thứ bảy. Tùy theo lượng bưu gửi mỗi ngày mà số lượng nhân viên Giao dịch và phương tiện vận chuyển được điều động phù hợp, đảm bảo nhận đầy đủ và chính xác. 

-Nhận theo yêu cầu:

Ngoài thời gian nhận trên, khi có nhu cầu khác, Quý Khách liên hệ với Tia Sáng Việt qua số tổng đài: 08. 62 84 96 41 hoặc số hotline: 0942 811 877 để được phục vụ (Phòng Dịch vụ Khách hàng).

Đối với yêu cầu nhận và phát trong các ngày nghỉ (Chủ Nhật, Ngày Lễ) Quý Khách hãy báo trước cho chúng tôi.

Tia Sáng Việt nhận thư, hàng tại các địa chỉ trong nội thành theo yêu cầu của Quý Khách mà không thu thêm phí.

Khi nhận bưu gửi, nhân viên Giao dịch sẽ lập vận đơn và kí nhận số lượng vào sổ bàn giao để tại Quý công ty. Vận đơn và sổ này được dùng để đối chiếu với bảng kê tổng hợp cuối tháng.

II. QUY TRÌNH KHAI THÁC VÀ KIỂM SOÁT

- Bưu phẩm là thư, tài liệu, bưu kiện nhỏ (gọi chung là thư):

• Khi Giao dịch nhận về, nhân viên Kiểm soát – Tổ Khai thác nhận bàn giao bằng bảng kê: số lượng bưu phẩm và các yêu cầu liên quan (phân loại, loại hình chuyển phát, đóng gói …)

• Tổ Khai thác: triển khai phân loại thư --> lập vận đơn chi tiết --> tính giá --> chụp dấu ngày gửi --> kiểm tra niêm phong nhập dữ liệu vào phần mềm --> in bảng kê từng gói thư --> kiểm soát lại --> bàn giao Trung tâm Khai thác II.

- Bưu phẩm là hàng hóa:

• Giao dịch thuộc đội xe ô tô nhận về --> bàn giao cho Kiểm soát: số lượng hàng, chủng loại hàng và các yêu cầu liên quan (phân loại, đóng gói, loại hình chuyển phát …)

• Bộ phận đóng hàng - Tổ Khai thác: phân loại theo nội dung đơn hàng, chi tiết từng địa chỉ đến --> gia công bao bọc, đóng gói --> dán nhãn bưu gửi.

• Tổ khai thác: lập vận đơn chi tiết --> cân trọng lượng --> tính giá --> chụp dấu ngày gửi --> nhập dữ liệu vào phần mềm --> in bảng kê theo từng tỉnh --> kiểm soát lại --> bàn giao 

Bộ vận đơn có 3 liên: liên 1 lưu kế toán Tia Sáng Việt, liên 2 đi theo bưu gửi, liên 3 trả lại khách hàng.

2. Vận chuyển bằng đường bộ

- Hàng hóa, bưu gửi mà Quý Khách sử dụng hình thức chuyển thường, bưu phẩm ghi số (Bảo đảm) sau khi được khai thác và bàn giao, hàng sẽ được chuyển bằng ô tô tải. Trên trục Quốc lộ 1A, hàng hóa đến từng tỉnh và bàn giao cho các Bưu cục theo bảng kê chi tiết đi kèm.

- Một số loại hàng hóa được vận chuyển bằng Tàu hỏa, chủ yếu nhằm các tỉnh Miền Trung và Miền Bắc. Tia Sáng Việt  đăng ký tải hàng theo chuyến tàu khách mỗi ngày.

Các tỉnh phía Nam: cả tài liệu và hàng hóa đều được bàn giao cuối ngày, điều phối xe ô tô chuyển đi

Quy trình phát bưu phẩm:

Kiểm soát viên sử dụng bảng kê phân thư theo tuyến đã được nhập máy  tính --> bàn giao thư cho từng NV Giao dịch mỗi tuyến --> NV Giao dịch kiểm tra, sắp xếp trình tự các bưu phẩm --> kí nhận bàn giao và đi phát --> phát tới khách nhận --> cập nhật thông tin người nhận vào bảng kê --> bàn giao lại Kiểm soát viên.

V. QUY TRÌNH CẬP NHẬT THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ

Bộ phận nhập liệu nhập thông tin vận đơn trong ngày --> Kế toán kiểm tra và sử dụng in bảng kê chi tiết hàng tuần hoặc mỗi tháng để gửi cho Quý Khách. Hoặc có thể gửi bảng kê hàng ngày hoặc hàng tuần nếu như có yêu cầu.

VIII. MỘT SỐ GIẢ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ

8.1 Bưu phẩm đến chậm

Một số nguyên nhân do Bưu phẩm đến chậm:

- Các nguyên nhân khách quan bất khả kháng (thiên tai, địch hoạ, hoãn, huỷ chuyến bay, tắc đường, chậm do nội bộ người nhận - đối với bưu phẩm phải phát tại văn thư, bảo vệ, …), với nguyên nhân đến từ các nhóm này, Tia Sáng Việt sẽ nỗ lực hết sức trong phạm vi và khả năng của mình để thông báo đến Quý Khách tình trạng bưu phẩm. Các nguồn lực của Tia Sáng Việt sẽ tập trung để hỗ trợ những khách hàng VIP để khắc phục hậu quả.

- Trường hợp chậm thư do nhân viên phát bị hỏng xe, tai nạn, .. trong khi đang phát bưu phẩm. Tia Sáng Việt  sẽ điều động nhân viên cơ động thay thế ngay lập tức.

- Việc phát bưu phẩm chậm đến từ phía người nhận (đi vắng, chuyển công tác, địa chỉ thay đổi, …), với những bưu phẩm này, sau khi nhân viên đi phát lần 1 không được sẽ để lại giấy nhắn (nếu vắng nhà) hoặc khai thác lại (chuyển địa chỉ), .. để phát lại cho khách hàng. Do vậy, bưu phẩm sẽ đến chậm hơn so với yêu cầu của Quý Khách.

- Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của ngành nghề, cơ sở hạ tầng của Việt Nam còn yếu kém, phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người, nên chúng tôi đã, sẽ và liên tục nghiên cứu sử dụng những công nghệ tiên tiến nhất để hạn chế thấp nhất sai sót có thể xảy ra.

8.2 Thất lạc, mất bưu phẩm

- Bưu phẩm cũng có thể mất hay thất lạc do các nguyên nhân chủ quan và khách quan, cho dù là lý do nào, Tia Sáng Việt thực hiện trách nhiệm của mình, nỗ lực trợ giúp và hoàn thành các thủ tục, nhằm giảm thiểu thiệt hại cho cả hai bên.

- Vấn đề đền bù thiệt hại do việc mất, thất lạc bưu phẩm sẽ được Tia Sáng Việt thực hiện theo các quy định về bồi thường do Bộ Thông tin và Truyền thông quy định và theo quy định bồi thường của Tia Sáng Việt Giám đốc Tia Sáng Việt đã ký.

8.3 Bưu phẩm rách, nát, ướt …

- Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ lập biên bản sự vụ và thông báo đến Quý Khách, nếu được sự đồng ý, Tia Sáng Việt sẽ tiến hành thay thế phong bì (bao gói) trước khi phát bưu phẩm.

- Số lượng bưu phẩm tăng đột biến: sau khi tìm hiểu, khảo sát và phân tích thực tế, Tia Sáng Việt sẽ có phương án thực hiện cụ thể, có thể chúng tôi sẽ hợp tác với một vài đơn vị cung ứng nguồn nhân lực để thực hiện, hoặc có phương án thuê ngoài đặt dưới sự giám sát chặt chẽ của các quản lý nghiệp vụ.

IX. TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU BỘ MÁY PHỤC VỤ NHU CẦU QUÝ CÔNG TY

- Với lợi thế của Tia Sáng Việt là bộ máy quản lý tinh gọn, linh động, quy trình nghiệp vụ khoa học và phù hợp, … do đó chúng tôi hoàn toàn có thể linh động sắp xếp, hình thành và cơ cấu nhóm bộ phận hoạt động độc lập song song để phục vụ Quý công ty như thông báo cho Quý công ty.

- Bộ phận trên có trách nhiệm cao nhất trong tất cả các khâu từ tiếp nhận thông tin, phục vụ,  theo dõi quy trình và đường đi của bưu phẩm, bưu kiện cho đến khi phát và lưu thông tin để trả lời cho Quý công ty hàng ngày.

- Những nhân viên trên giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm và kỹ năng cao nhất, sẽ được cơ cấu vào bộ phận này và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Cán bộ phụ trách nghiệp vụ Tia Sáng Việt .

- Nhóm phục vụ Quý công ty sẽ được trang bị đầy đủ công cụ làm việc tốt nhất để hoàn thành tốt công việc mà Tia Sáng Việt  đã cam kết với Quý công ty.

 Xin chân thành cảm ơn ! 

 

 

iconBạn cần biết